Ottimizzare il lavoro in ufficio? La risposta è nelle applicazioni web di qualità

Gli strumenti informatici sono da decenni alla base dell’organizzazione di qualunque impresa, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di riferimento.

Tuttavia, da qualche anno, l’ampia diffusione di agenzie che si occupano della progettazione e dello sviluppo di sistemi pensati proprio per l’ottimizzazione delle attività aziendali ha reso gli investimenti necessari per dotarsi di questi strumenti accessibili non solo da parte delle grandi realtà, ma anche delle imprese più modeste.

Qualunque tipologia di ufficio vive l’esigenza di amministrare al meglio le risorse disponibili, semplificando i contatti e lo scambio di informazioni tra i lavoratori e ottimizzando l’organizzazione delle attività, ad esempio attraverso un calendario centralizzato, condiviso e consultabile da tutti i dipendenti.

La soluzione più apprezzata è ormai quella delle applicazioni online, ovvero dei software interamente web based, non installati direttamente sul computer dell’operatore, ma ospitati su un server centrale, al quale gli utenti possono accedere tramite un comune browser web, proprio come se stessero visitando una normale pagina online.

Le agenzie che si occupano dello sviluppo di applicazioni web sono in grado di proporre soluzioni su misura per qualunque esigenza, come la creazione di un classico CRM (Costumer Relationship Management), ovvero di uno strumento pensato per raccogliere i contatti dei clienti, già acquisiti e potenziali, e semplificare lo scambio di informazioni, ad esempio attraverso l’integrazione con i servizi di webmail per l’invio di messaggi di posta elettronica o con la creazione di uno storico delle comunicazioni avvenute tra staff e pubblico.

Ovviamente, le possibilità sono pressoché infinite: a seconda delle esigenze dell’attività presa in considerazione è possibile dare vita a sistemi che semplifichino qualsiasi tipo di operazione, dalla gestione delle prenotazioni e dei tavoli in un ristorante a quella degli ordini e delle spedizioni di un magazzino. In effetti, il punto di forza degli strumenti informatici è rappresentato proprio dalla loro grande convenienza e versatilità.

Attualmente, le applicazioni web sono tra le soluzioni più pratiche, economiche e vantaggiose quando l’obiettivo è quello di migliorare l’organizzazione delle attività all’interno di un ufficio.
Questi sistemi permettono di ovviare a molti dei problemi tipici dell’uso dei normali software: in primis, non occorre installare alcun programma sul terminale degli operatori e, di conseguenza, è impossibile che si verifichino problemi di compatibilità con il sistema operativo in uso. In più, viene eliminato alla radice anche l’obbligo di aggiornare periodicamente il software utilizzato: l’aggiunta di nuove funzioni o la loro revisione avviene in maniera centralizzata, senza che gli utenti finali debbano preoccuparsi di svolgere alcuna operazione.

Le applicazioni web funzionano con la stessa logica dei servizi di webmail (come Gmail o Yahoo): per accedere al sistema è sufficiente digitare una specifica URL e quindi inserire username e password per accedere alla propria area personale. In questo modo, si avrà accesso diretto alla bacheca aziendale, al calendario con le attività o i turni del personale, al sistema gestionale dei clienti, delle forniture, degli ordini oppure a qualunque altra funzione messa a punto per le specifiche esigenze dell’impresa o dell’organizzazione.

Tra le qualità delle applicazioni web based come strumento di lavoro c’è anche la semplicità con cui possono essere utilizzate sin dal momento in cui viene registrata una nuova utenza: il nuovo operatore non deve provvedere a nessuna operazione di configurazione ma, una volta in possesso delle sue credenziali, potrà accedere al sistema da qualunque postazione e sfruttarlo anche quando si trova lontano dalla sede aziendale.

È evidente che il ricorso a questa soluzione agevola il telelavoro, offrendo ai dipendenti la possibilità di sbrigare i propri impegni anche in casa o in viaggio.

Anche dal punto di vista della sicurezza informatica i vantaggi sono innegabili: il ricorso ad un software che risiede su un server centrale minimizza il pericolo che i dati vengano persi a causa di virus o di danni fisici dell’hardware, una garanzia fondamentale quando si opera con informazioni molto delicate. Le applicazioni web based progettate in maniera attenta assicurano anche un costante backup dei dati, proprio per garantire a tutti gli utenti la sicurezza delle loro informazioni.

Scegliere di mettersi al passo con i tempi e affidarsi a questi sistemi rappresenta ormai una scelta quasi obbligata. In più, va ricordato che un’applicazione web sviluppata ad hoc offre sempre la possibilità di integrare ulteriori funzioni, al crescere dell’azienda e delle sue attività, e consente di ridurre in maniera sensibili i costi, dal momento che non è più necessario acquistare una licenza d’uso per ciascuno dei computer sui quali viene impiegato il software




Reply